Anagrafica

Nell'anagrafica cliente vengano immessi i dati relativi al cliente e alla pratica, quali nome, indirizzo, oggetto dell’incarto, settore, avvocato (collaboratore) responsabile dell’incarto, nei contatti vengono immessi controparte, avvocato controparte ed i contatti di riferimento.

Vi è la possibilità di fissare tariffe orarie specifiche per incarto e avvocato (collaboratore) o di attribuire l'incarto ad una fascia di tariffa oraria a scelta fra dieci possibilità.

Dalla anagrafica cliente è possibile inviare direttamente e-mail al cliente o ad uno qualsiasi dei suoi contatti con un solo click, scrivere lettere a scelta fra modelli predefiniti in cui automaticamente viene riportato l'indirizzo.

Le lettere vengono classificate nel Dossier del cliente direttamente dal programma, in tale Dossier possono essere memorizzate e-mail inviate e ricevute.

Con un semplice click si apre tale Dossier per la ricerca del documento desiderato.

Il tutto rende veloci e semplici le operazioni relative al cliente e all'incarto e nel contempo consente la classificazione dei documenti in modo corretto e sistematico.

È possibile inoltre eseguire ricerche, fare liste e rubriche, scrivere circolari automatiche e visualizzare i dati di fatturazione e contabili del cliente, quali saldo, scaduto, fatturato mensile confrontato con il mese dell'anno precedente ed altro ancora.

Per clienti si intendono i tradizionali clienti a cui si emette fattura.

Per ogni cliente è possibile avere uno o più incarti (mandati).

Per semplicità si può fare coincidere il cliente con l'incarto (mandato) e si possono tenere logicamente uniti i diversi incarti di un cliente con una parte comune nell'ID.

Nel caso degli studi legali e fiduciarie si può avere un ID unico per cliente e incarto (mandato), oppure un ID per il cliente (detto Master) ed un ID separato per l'incarto (mandato).

Nominativi

Per nominativi si intendono nominativi di persone, aziende, banche ed altre con cui si hanno relazioni, ciascuno dei quali ha dei contatti e per ciascuno dei quali si può aprire un Dossier documenti. Ai nominativi non possono essere emesse fatture, imputati movimenti contabili ed altro.

Collaboratori

Per collaboratori si intendono i collaboratori dello studio, ognuno con le sue generalità, informazioni e Dossier documenti.

Viene sempre aperto un collaboratore speciale con ID $ e nome Diversi

Sotto tale ID $ vengono immessi contatti diversi, ToDo diversi.

Nel Dossier che viene automaticamente creato in corrispondenza vengono salvate lettere a diversi e vengono create cartelle diverse.

Vi è un bottone per accedere in modo rapido a tale ID speciale quando ci si trovi il altre parti del programma.

Per ogni collaboratore dello studio è consigliabile aprire un ID  del tipo $ + iniziali collaboratore. Esempio:

$ AR per Alfredo Rossi

$ WB per Wanda Bianchi

in corrispondenza verranno generati corrispondenti Dossier.

La scelta del carattere $ come iniziale del nome del Dossier generato facilita l'esplorazione dei Dossier nell'elenco generale dei Dossier collaboratori + Clienti.

Creditori / Fornitori

Per creditori si intendono fornitori e creditori conto terzi, detto anche conto clienti o conto deposito.

Riferimento: anagrafica cliente, incarto, mandato, nominativo, collaboratore, creditore ed altro ancora specifico per settore applicativo

La data di apertura, di chiusura ed il numero di archiviazione ne definiscono lo stato.

Lo stato dell'anagrafica e visualizzato con un bollino colorato.

La data di apertura a seconda del settore applicativo può avere significati diversi:

• studi legali e fiduciarie: apertura cliente e o pratica

• immobiliare stabili di reddito: data entrata inquilino

• immobiliare P.P.P condomini: data di acquisto del proprietario

La data di chiusura a seconda del settore applicativo può avere significati diversi:

• studi legali e fiduciarie: chiusura cliente e o pratica

• immobiliare stabili di reddito: data uscita inquilino

• immobiliare P.P.P condomini: data di vendita del proprietario

Il programma Rubriche permette la stampa secondo svariati criteri di scelta.

Colore del bollino di contrassegno e significati

Azzurro: la data di apertura è successiva alla data del giorno

• studi legali e fiduciarie: data di prevista apertura cliente e o pratica

• immobiliare stabili di reddito: nuovo inquilino entrante con data di entrata prevista

• immobiliare P.P.P condomini: nuovo proprietario con data di acquisto prevista

Verde: la data di apertura è precedente alla data del giorno e non vi è data di chiusura e numero di archiviazione

• studi legali e fiduciarie: cliente e o pratica corrente, non è prevista la data di chiusura

• immobiliare stabili di reddito: inquilino corrente, non è prevista la data di uscita

• immobiliare P.P.P condomini: proprietario corrente, non è prevista la data di vendita

Giallo: la data di apertura è precedente alla data del giorno, vi è data di chiusura successiva alla data del giorno, non vi è il numero di archiviazione

• studi legali e fiduciarie: cliente e o pratica che volge al termine con data di chiusura prevista

• immobiliare stabili di reddito: inquilino uscente con con data di uscita prevista

• immobiliare P.P.P condomini: proprietario uscente con data di vendita prevista

Arancione: la data di apertura è precedente alla data del giorno, la data di chiusura è precedente alla data del giorno, non vi è il numero di archiviazione

• studi legali e fiduciarie: cliente e o pratica terminata, vi sono ancora operazioni contabili pendenti, il saldo contabile non è a zero 

• immobiliare stabili di reddito: inquilino uscito, vi sono ancora operazioni contabili pendenti, il saldo contabile non è a zero

• immobiliare P.P.P condomini: il proprietario ha venduto l'unità immobiliare, vi sono ancora operazioni contabili pendenti, il saldo contabile non è a zero

Rosso: la data di apertura è precedente alla data del giorno, vi è la data di chiusura, vi è il numero di archiviazione

• studi legali e fiduciarie: cliente e o pratica terminata e archiviata, non vi sono operazioni contabili pendenti, il saldo contabile è a zero 

• immobiliare stabili di reddito: inquilino uscito,  non vi sono operazioni contabili pendenti, il saldo contabile è a zero

• immobiliare P.P.P condomini: il proprietario ha venduto l'unità immobiliare, non vi sono operazioni contabili pendenti, il saldo contabile è a zero

Osservazioni

E' possibile archiviare un cliente, pratica, inquilino, proprietario salvo forzature (Vedi profilo utente) solo quando non vi sono movimenti da fatturare ed il saldo contabile è uguale a zero. Una volta archiviato, non è possibile immettere movimenti di fatturazione ed altro.

Quando non si abbia un numero di archiviazione che corrisponda all'archiviazione fisica, immettere il valore "1"

In tutte le finestre a tendina relative alla ricerca anagrafiche vengono visualizzate solo le anagrafiche non archiviate (senza numero di archiviazione).

Un cliente o creditore (o altro a dipendenza del settore applicativo) archiviato non viene in ogni caso mai omesso nel calcolo dei saldi e di conseguenza nelle liste contabili o di fatturazione.

Se la gestione Dossier è attivata ed è impostata personalizzata, alla conferma della immissione di un nuovo cliente, fornitore o incarto, viene aperta una finestra che suggerisce il nome della cartella Dossier.

Tale cartella viene creata automaticamente quando si immette un nuovo nominativo o si modifica o si conferma un nominativo già immesso, relativamente al quale la cartella non è stata ancora creata.

Se non si desidera creare la cartella Dossier immettere un * nel campo Nome Dossier.

Nel caso di collegamento a dossier non generati dal programma, per creare il collegamento fra programma e dossier è sufficiente copiare in tale campi il percorso (path) del Dossier

Osservazione

E' consigliabile utilizzare la gestione automatica XDOSSIER al posto della gestione Dossier personalizzata

Moneta del cliente

Se il cliente è in franchi svizzeri lasciare vuoto in campo moneta, altrimenti immettere la moneta estera in cui si desidera venga emessa la fattura.

Il listino del cliente deve fare riferimento ad un listino nella moneta corrispondente.

Esempio:

Listino 01 :CHF

Listino 05 : EUR

Listino 06 : USD

E-Mail

Se cliccato verrà attivato automaticamente il programma di posta installato, es. Outlook, Thunderbird, ... e nel destinatario verrà immesso l'indirizzo e-mail riportato nel campo accanto.

Consigliamo di salvare sempre le e-mail inviate al cliente nel Dossier relativo. Dal Client di posta, cliccare su posta inviata, sulla mail inviata, > file > salva col nome > salvare nel Dossier del cliente oppure trascinale la mail nel Dossier del cliente.

Analogamente è consigliabile salvare le mail ricevute.

Vantaggi del salvataggio delle mail nel Dossier cliente

Generalmente le cartelle di Outlook e di altri Client di posta non vengono salvate e se si guasta il disco del PC o del Mac, se non salvate, vanno perse, invece tutto quanto si salva nel Dossier del cliente è si Server e viene salvato.

I Dossier clienti sono a disposizione di tutti gli utenti in quanto condivisi in rete.

Al cambio di computer, tutto rimane a disposizione.

Nr. Iva

Vistare o meno il campo: determina la gestione Iva in fatturazione.

Vi è la possibilità di immettere nel campo il nr. Di Iva del cliente o del fornitore

Tipo, Settore, Appartenenza

I campi Tipo nominativo, Settore e Appartenenza devono contenere un valore nel caso in cui sia visibile il titolo del campo. Tale titolo è definito nei Dati di base > Esercizio.

Se in Dati di Base > Esercizio  il campo Tipo non ha una descrizione, il campo non viene proposto in anagrafica, in stampa rubriche, in situazioni di fatturazione ed in altri programmi 

I campi immessi devono essere definiti nel programma di Dati di Base > Tabelle.

Oggetto

Rappresenta l'oggetto dell'incarto, quale ad esempio Recupero crediti, Costituzione società, ecc.

Descrizione aggiuntiva in fattura

Testo che viene stampato in fattura dopo la descrizione oggetto.

Note

E' possibile memorizzare più righe di note.

Listino

Vi è la possibilità di attribuire un cliente ad una categoria prezzi, da 01 a 10. Se non si immette nulla il programma abbina il cliente al listino 01.

% / Limite di credito / Fido / Giorni scadenza

I campi GG scadenza fatture, % ricarico, limite di credito vengono impostati come da Dati di base > Esercizio all'immissione di un nuovo cliente.

Osservazione: nel Timesheet e nel Quick Timesheet l'esposizione viene evidenziata in verde se il non sorpassa il limite di credito e in rosso se lo supera.

Tipo pagamento

Tipo pagamento > Vedi documentazione sotto Tabelle + Testi di programma

Tale funzione permette di abbinare ad ogni cliente una modalità̀ di pagamento predefinita con le indicazioni della banca di riferimento.

Se impostate, queste informazioni vengono inserite in automatico nelle fatture e compaiono dopo i totali fattura e riepilogo estratto ma prima delle righe a fine fattura.

Per abilitare questa funzionalità è necessario:

• codificare la modalità̀ di pagamento in Menu iniziale > Dati di Base > Tabelle

• personalizzare i testi da riportare in fattura in Menu iniziale > Dati di Base > Testi di Programma.

Percorso del Dossier del cliente

Nel caso di collegamento a dossier non generati dal programma, per creare il collegamento fra programma e dossier è sufficiente copiare qui il path.

Importi personalizzati: Articoli / Competenze

Prezzi personalizzati per il cliente.

Tariffe orarie personalizzate per il cliente

Refresh

Premendo sul bottone Refresh tutti i dati a video vengono aggiornati.

Più in dettaglio il Refresh agisce sulle seguenti tabelle:

• clienti e fornitori

• contatti proprietari e comuni

• prezzi personalizzati

• riepiloghi di fatture