Vantaggi

Creazione completamente automatica con identificativo di cartelle Dossier univoco, accesso diretto da programma e possibilità di accesso libero da gestione risorse Windows o Finder Mac.

Dossier in un unico albero o in alberi per singoli collaboratori con possibilità di gestione di accesso.

Accesso diretto da programma con percorso relativo e con conseguente possibilità di sincronizzazione in Cloud anche se fisicamente su PC e Mac in posizioni diverse.

Nessun costo di ristrutturazione e conversione nel caso di cambio PC, Mac, Nas o Server di rete.

Per ogni database viene aperto una cartella di nome XDOSSIER.

In XDOSSIER vengono create in automatico le cartelle, chiamate Dossier, delle relazioni in essere.

Tali Dossier possono essere sotto in un unico albero o possono essere in più alberi, uno per collaboratore dello studio. In questo secondo caso è possibile definire delle restrizioni di accesso ai Dossier dei singoli collaboratori.

Il nome delle cartelle Dossier è:  _ID_ in cui ID è l'identificativo della relazione .

La cartella Dossier è accessibile da programma e in modo completamente libero da gestione risorse di Windows o da Finder di Mac.

Per ogni cartella Dossier vi è la possibilità di creare in automatico fino a 99 sotto cartelle.

Sottocartelle fisse

Qualsiasi sia l'impostazione definita, vengono create sempre le sottocartelle

• $: contiene i modelli

• $ Draft: contiene le bozze dei documenti creati da completare

In dati di base > Impostazione db / Etichetta Dossier / Voce gestione Dossier

1= gestione dossier automatico con cartella Root unica (tutti i dossier sono in una unica cartella)

2= gestione dossier automatica con sotto cartella per ogni relazione definita nell'anagrafica nel campo appartenenza (esempio una cartella per avvocato, collaboratore, altro ancora). In tale modo ad esempio ogni avvocato o collaboratore o altro ha i propri dossier in una sua propria cartella. In tale modo è possibile definire gli utenti che abbiano accesso a tale cartella)

Osservazione

Non è necessario immettere alcun altro campo

Tutte le cartelle  Dossier sono in un unico albero, sono quindi tutte sottocartelle della cartella XDOSSIER.

Da programma sono raggiungibili direttamente, da gestione risorse di Windows o da finder su Mac sono raggiungibili immettendo nella casella di ricerca l'ID fra due caratteri di sottolineato.

Esempio: per cercare la cartella relativa all'ID 73.001 immettere: _73.001_

Nota: quando una relazione (es. pratica) viene archiviata il dossier relativo non deve essere spostato in altra cartella.

Le cartelle  Dossier sono in alberi la cui radice è l'ID del collaboratore di appartenenza. Ogni collaboratore ha pertanto tutti i suoi dossier in una propria cartella, separata da quelle degli altri collaboratoti.

Per ogni albero , quindi oer ogni collaboratore, è pertanto possibile avere definizione di criteri di accesso.

Nota: quando una relazione (es. pratica) viene archiviata il dossier relativo non deve essere spostato in altra cartella.

Osservazione A: se in una relazione (es. pratica) viene cambiato il collaboratore di appartenenza, la cartella definita precedentemente non viene automaticamente spostata ma è necessario spostarla manualmente.

Osservazione B: se il collaboratore viene sostituito in tutti le sue pratiche e dossier da altro collaboratore, se ad esempio lascia lo studio o l'azienda, é sufficiente da gestione risorse di Windows o da finder su Mac cambiare il nome della cartella madre corrispondente.

Il programma consente l'accesso diretto al dossier cercato tramite diversi criteri di ricerca. Si consiglia di accedere ai dossier sempre da programma. Da programma è inoltre possibile creare automaticamente documenti che vengono classificati direttamente nel dossier di competenza.

Posizionarsi sulla cartella XDOSSIER, quindi da gestione risorse di Windows o da finder su Mac immettere nella casella di ricerca l'ID della relazione (es. pratica) fra due caratteri '_'.

Esempio: per cercare la cartella dossier relativa alla pratica con ID 73.001, immettere nel campo di ricerca: _73.001_

Osservazione:  la motivazione di mettere i due caratteri '_' uno che precede l'ID e l'altro che lo segue, esclude dal criterio di ricerca tutti i numeri che potrebbero non essere pertinenti.

In ogni dossier possono essere create fino a 99 sotto cartelle differenziate per relazione.

Esempio di relazioni: clienti, pratiche, unità immobiliari, inquilini, proprietari, ecc.

Premessa

Tipi di relazione 0 / 1 / 2 / 3 / 4

(AACOGGET)

0 identifica: Clienti master, Unità immobiliari, ...

1 identifica: Pratiche, Mandati, Inquilini, Proprietari,...

2 identifica: Creditori fornitori, creditori conto terzi

3 identifica: Banche, Stabili, Altre relazioni

4 identifica: Collaboratori, Dipendenti 

Codifica

I nomi delle sottocartelle viene definito in > Dati di base > Testi di programma.

Nome programma XDOSSIER

Lingua 9

XX da 01 a 99

Riga

0XX Sottocartella XX per tipo di relazione 0

1XX Sottocartella XX per tipo di relazione 1

2XX Sottocartella XX per tipo di relazione 2

3XX Sottocartella XX per tipo di relazione 3

4XX Sottocartella XX per tipo di relazione 4

Esempio

Riga

001 Nome sottocartella 01 Dossier per tipo di relazione 0

002 Nome sottocartella 02 Dossier per tipo di relazione 0

101 Nome sottocartella 01 Dossier per tipo di relazione 1

102 Nome sottocartella 02 Dossier per tipo di relazione 1

201 Nome sottocartella 01 Dossier per tipo di relazione 2

202 Nome sottocartella 02 Dossier per tipo di relazione 2

301 Nome sottocartella 01 Dossier per tipo di relazione 3

302 Nome sottocartella 02 Dossier per tipo di relazione 3

401 Nome sottocartella 01 Dossier per tipo di relazione 4

402 Nome sottocartella 02 Dossier per tipo di relazione 4