La presente è una breve guida sul come organizzarsi al fine di una snella gestione amministrativa contabile. Non ha la pretesa di essere esaustiva ma può essere di aiuto per chi è alle prime armi.

Come riportato nel titolo costituisce l’essenziale e non vuole assolutamente sostituirsi alla impostazione del cliente che dispone di personale contabile preparato.

Per l’istruzione alla conoscenza e all’uso della contabilità offriamo appositi corsi OnLine.

La presente guida si riferisce alla contabilità aziendale o di studio. La contabilità terzi (detta anche contabilità in conto deposito o contabilità clienti) può essere aperta separatamente in altro db oppure, se gestita nel medesimo db, deve utilizzare contri extracontabili.

I conti bancari della contabilità studio e della contabilità terzi devono essere necessariamente separati. Non vi devono essere registrazioni che toccano contemporaneamente conti studio e conti terzi.

Classificazione in formato digitale

I documenti in formato digitale, siano essi giustificativi (fatture ricevute per e-mail, documenti oggetto di scansione) che estratti e documenti bancari (pdf, CAMT.053, CAMT.054, altro ancora), possono essere classificati nell'apposito Archivio Digitale Contabile gestito da programma. Le gestione dei file CAMT.053 permette una immissione contabile controllata ed agevolata(rimaniamo a disposizione per chiarimenti).

Riferimento al link: Archivio digitale contabile 

Classificazione documenti fisici

I documenti fisici in carta invece vengono classificati in appositi classificatori di cui riportiamo l’essenziale:

• classificatore per la banca (un classificatore per banca)

• classificatore per cassa / giustificativi / varie

• classificatore (o contenitore / cassetto) per fatture da pagare / pagate (in alternativa queste ultime possono essere messe nel classificatore della banca da cui è stato effettuato il versamento o della cassa, se pagate in contanti)

• classificatore (o contenitore / cassetto) per dichiarazioni pendenti e effettuate /AVS / Oneri sociali in generale / Assicurazioni

Le fatture emesse rimangono sempre disponibili a programma. Nel caso in cui vengano modificate con Word rimangono sempre disponibili per successiva visualizzazione e stampa da programma. Possono anche essere salvate nel Dossier del cliente, a cui si accede direttamente da programma.

I documenti possono essere classificati univocamente, senza duplicati con fotocopie, per mantenere una struttura snella con l’essenziale. Importante provvedere alle registrazioni contabili con le accortezze spiegate in seguito, in modo da potere avere accesso ai documenti originali in seguito a ricerca e ad identificazione da programma.

Classificatore banca

Suddividere per mesi. Nella separazione per ogni mese, riportare l’estratto conto del mese della banca ed i giustificativi, classificati in ordine di data. Consigliamo l’uso dell’e-banking tramite cui è possibile avere gli estratti mensili nel dettaglio.

Ogni classificatore può essere contrassegnato da una sigla di due caratteri che viene riportata nella registrazione contabile quale Tipo Protocollo.

Esempio:

PF: Postfinance

CS: Credito svizzero

Classificatore per cassa / giustificativi / varie …

Può essere contrassegnato con la sigla CA (cassa) oppure DI (Diversi).

Contiene i giustificativi di tutto ciò che non è di pertinenza degli altri classificatori, primariamente giustificativi di spese pagate da cassa o direttamente dal collaboratore che ha effettuato la spesa (nella registrazione in Dare il Conto Contabile del costo, in avere il Conto Contabile Privato o Creditore)

Registrazione contabile: come registrare

Nella registrazione contabile consigliamo di immettere il Tipo Protocollo (Es. PF, CS,  per le banche, CA per la cassa oppure DI diversi), il numero d protocollo è progressivo e può essere lasciato incrementare automaticamente da programma. È possibile immettere se desiderato manualmente un numero progressivo per classificatore. Chi desidera per velocità di immissione che il cursore non si posizioni sul Tipo e Numero di protocollo, può personalizzare (o farsi personalizzare se non ne ha diritto) a tale proposito il proprio profilo utente.

Il Tipo e Numero di protocollo deve essere riportato manualmente sul documento classificato.

Nella descrizione della registrazione del documento mettere sempre quanto necessario alla identificazione della registrazione per avere la possibilità di ricerca da programma:

Esempi

·   Migrol benzina

·   Swisscom tel. maggio

·   Interdiscount Toner

·   AXA assicurazione di cose

·   AVS acconto primo trimestre

In tale modo sarà possibile ricercare tutti i movimenti che contengano una parola che appartenga alla descrizione immessa, oltre alla ricerca per conto contabile.

Esempio: ricerca di tutti gli acquisti all’Interdiscount per la verifica della scadenza delle garanzie, di tutte le spese Swisscom e così via.

Piccole spese

Per semplicità di gestione e di registrazione, possono essere registrate raggruppate e cumulate per tipo spesa (conto contabile economico) invece che nel dettaglio

Esempio

Raggruppare le spese per periodo ed omogenee per aliquota Iva, per chi gestisca l’iva in regime trimestrale normale, non semestrale aliquota a saldo, quali le spese postali, spese per FFS e così via. Registrare di conseguenza il totale per spesa. Come data può essere immessa la data dell’ultimo giorno del periodo. Il periodo è a scelta, es. mensile, trimestrale, semestrale.

Come ricercare

Contabilità > Giornale > immettere la parola da ricercare

Contabilità > Conto a video ( o partite e video o estratto a video) > Stampa > si apre l’anteprima di stampa > Ctrl +  F (find) oppure dal menu > Trova e cercale la parola desiderata

Sono da evitare le descrizioni generiche che riprendono solo il tipo si spesa o documento in generale.

Quando viene registrata la banca, controllare che il saldo progressivo evidenziato da programma corrisponda al saldo riportato sull’estratto bancario: importante, il saldo deve sempre quadrare.

La quadratura della banca è la condizione di base di controllo ed è essenziale per la tenuta corretta della contabilità.

Registrazione contabile: cosa registrare

Nella contabilità di una società, sia essa persona giuridica (SA / AG) o di persona fisica (Studio legale individuale / associati) va registrato unicamente quanto di pertinenza della società.

Per esemplificare facciamo riferimento allo studio legale quale persona fisica, non giuridica.

Non mescolare i conti privati con i conti dello studio. In altre parole, per spese e acquisti privati è bene utilizzare il proprio conto bancario personale privato o carta di credito personale e non utilizzare il conto bancario dello studio.

Per spese inerenti lo studio è preferibile utilizzare conto bancario intestato allo studio. Nel caso in cui tali spese vengano pagate dal conto personale registrare:

Dare: Conto contabile spese (conto economico)

Avere: Conto contabile privato (conto patrimoniale

Per le spese consigliamo di utilizzare preferibilmente i conti bancari, dello studio naturalmente, in quanto di conseguenza impongono la registrazione. Spese effettuate da cassa o da privato possono essere dimenticate in quanto non vi è alcun controllo di quadratura.

Controllo registrazioni

Durante la registrazione, se riguarda la banca, controllare il saldo progressivo a programma che deve corrispondere al saldo dell’estratto conto cartaceo. Su quest’ultimo porre un visto di ok di controllo di quadratura corretta. Il controllo può essere fatto anche a fine registrazioni ma è necessario considerare che, quanto più frequente viene fatto tanto più facile è trovare eventuali errori di registrazione (cifre errate, registrazioni mancanti o registrate in doppio)

Dopo l’immissione di registrazioni contabili consigliamo di eseguire il Controllo db (Contabilità > Controlli > db oppure Dati di base > Controllo db) il controllo db evidenza eventuali non quadrature contabili, di giro conto a ricavi, se di pertinenza, ed altro ancora.

Registrazione contabile: come trovare una registrazione immessa

Per posizionarsi su una registrazione immessa per la relativa modifica o visualizzazione vi sono più modi:

• Contabilità > Conto a video (viene visualizzato l’elenco delle registrazioni dalla data alla data)

• Contabilità > Partite (cliente debitore / creditore) a video

• Contabilità > Estratto (cliente debitore / creditore) a video

• Contabilità > Giornale > elenco registrazioni dalla data alla data > poi accedere alla registrazione come sopra indicato

Chiusure intermedie di sicurezza

Quando si siano effettuate registrazioni fino ad una data e si sia controllata la quadrature dei conti bancari, per evitare che erroneamente si vadano a modificare le registrazioni immesse, è bene limitarne l’accesso delimitando il periodo di competenza contabile (Dati di base > Anno di gestione > Periodo competenza contabile).

È consigliato di delimitare Periodo di competenza contabile dopo le chiusure Iva, siano esse trimestrali che semestrali in modo che le registrazioni relative non vengano modificate. Se vi sono operazione di pertinenza del periodo chiuso (delimitato) è possibile immetterle in data successiva.

Esempio.

È stata fatta e trasmessa la dichiarazione Iva del primo trimestre (nel caso di regime iva trimestrale), si trovano successivamente giustificativi di spesa del primo trimestre pagati da cassa o da privato, essi possono essere immessi nel secondo semestre e nella descrizione può essere riportata la data o il periodo ci competenza.

Gestione partite

Controllare che le partite clienti (vedi documentazione relativa) vengano pareggiate. Le partite vengono pareggiate per controllare che le fatture emesse venzago pagate. I sollecito vengono generati da programma per le partite aperte, non pareggiate. E scadute.

Da Contabilità > Controlli > Partite vi è la possibilità di controllare quali siano le partite che si sarebbero dovute pareggiare. Consigliamo di pareggiare le partite al momento del pagamento del cliente.

Osservazione: le partite possono essere pareggiate solo se appartengono al medesimo conto contabile. Il programma può generare automaticamente il giro conto contabile, con apposito bottone nella videata Partite, quando il saldo cliente va a zero globalmente ma non sui singoli conti contabili.

Esempio: cliente ALFA

Saldo in dare conto debitori: CHF 1.500.—

Saldo in avere conto acconti: CHF 1.500.—

Il saldo complessivo del debitore è a zero ma non sui singoli conti.

Attenzione: per gli studi con contabilità fiscale ed iva sull’incassato, quando il conto debitori viene compensato con il conto esborsi (anticipi per il cliente) ricordarsi di recuperare dall’imponibile fiscale sull’incassato l’importo relativo all’esborso.

In sintesi

•  La banca deve sempre quadrare

• Limitare il Periodo di competenza contabile

• Controllo db dopo l’immissione o la modifica delle registrazioni contabili

• I documenti devono essere classificati con il Tipo e Nr. di Protocollo (come da programma)

• Le descrizioni delle registrazioni devono essere tali da permettere la possibilità di ricerca, mai generiche

• Giustificativi (scontrini, fatture, …) devono essere esclusivamente essere messi nei classificatori (contenitori sopra descritti) e non altrove

• Piccole spese possono essere registrate con totali per periodo

• Non pagare spese personali da conti intestati allo studio e di conseguenza non registrare spese personali nella contabilità di studio

• Pagare le spese dello studio se possibile da conto bancario intestato allo studio, non da cassa o da privato

• Ricordarsi di controllare la quadratura banche a fine registrazioni

• Ricordarsi di attivare il controllo partite a fine registrazioni

• Ricordarsi di attivare il controllo db a fine registrazioni 

Consigliamo di stampare o mantenere nel formato html o pdf i giornali nell’apposita cartella in Contabilità > Archivio

Al fine sella stesura del bilancio e del conto economico definitivo è necessario procedere ad alcuni passi di cui riportiamo gli essenziali.

Controllare che l'anno precedente sia stato chiuso definitivamente e che siano state effettuate le operazioni di chiusura. Per controllare > bilancio > formato html > verificare che il totale della prima colonna sia uguale a zero.

Conti Patrimoniali

Verificare che i saldi della cassa e dei conti bancari al 31 dicembre siano corretti.

Verificare l'iva trimestrale nel regime normale o semestrale nel nel regime aliquota a saldo sia stata registrata correttamente, con contropartita conto contabile Creditore Iva AFC.

Verificare che il saldo Creditore Iva AFC al 31 dicembre sia corretto

Conti economici

Controllare da Conto Economico > confronto anno precedente che gli scostamenti dei saldi sui conti dall'anno precedente siano minimi o giustificabili se di rilievo.

Controllare in particolare modo le trattenute sociali in base agli stipendi netti.

Verificare che i conguagli trattenute sociali siano stati registrati in conti appositi se non registrati nell'anno precedente nei transitori passivi  oppure vadano a compensare i transitori passivi, se registrati nell'anno precedente.

Registrare gli ammortamenti, solitamente sul saldo del conto patrimoniale a scalare annuo. L'ammortamento solitamente è del 40% sul residuo (in quota parte in nase alla data degli acquisti nell'anno) su mobilio, autoveicoli, computer e software mentre è del 20% oppure 25% sul residuo oppure in quote assolute se l'ammortamento è previsto rispettivamente in 5 o in 4 anni sull'importo da ammortizzare

Transitori attivi / passivi / Lavori in corso
(Valevole per gestione fiscale sul fatturato, indipendentemente dal regime Iva)

Verificare nel caso di che la valutazione lavori in corso sia corretta,  La differenza dell'importo lavori in corso va registrata con contropartita nel conto economico sul conto Lavori in corso.

La valorizzazione dei lavor in corso è data dal programmi > Saldi e Scaduto alla data del 31 dicembre. Puo' essere assunto quale importo dei lavori in corso una % variabile dal 70 % al 100% di quanto indicato da programma. Nota: sulle pratiche su cui i lavori in corso sono coperti da acconto non è possibile avere detrasioni, banno considerati al 100%. 

Verificare che i transitori attivi / passivi / creditori sia corretta

Considerazioni finali

Verificare che l'utile anno corrente sia il piu' possibile vicino all'utile dell'anno precedente. E possibile per rettifiche agire sugli inporti di ammortamento e lavori in corso ed eventuali transitori attivi o passivi.

Chiusura di fine anno: registrazioni

A fine anno, per la chiusura dell’utile dell’esercizio corrente, nell’esercizio in cui si fa la chiusura, fare le seguenti operazioni con data 31 dicembre:

Dare: conto contabile economico Utile esercizio corrente (solitamente 9999): importo utile

Avere: conto contabile patrimoniale Utile esercizio corrente (solitamente 2999): importo utile

Nel caso di perdita le operazioni si invertono.

Osservazione: dopo le operazioni di chiusura nel bilancio e nel conto economico i totali di colonna quadrano e non compare più la scritta utile / perdita provvisoria.

Registrazioni nell’anno successivo di riporto utile e giroconto privato

Nell’esercizio successivo, con data 1° gennaio, registrare come segue:

Dare: conto contabile patrimoniale Utile esercizio corrente (solitamente 2999): importo utile

Avere: conto contabile patrimoniale Capitale Proprio (solitamente 2800): importo utile

Sempre nell’esercizio successivo, in data 1° gennaio, portare a zero il conto Privato (solitamente 2850) con la seguente registrazione di giro conto a capitale proprio:

Dare: Capitale proprio (solitamente 2800)

Avere: Conto privato (solitamente 2850)

A seconda dei prelevamenti e dei versamenti da privato la registrazione potrebbe essere invertita nei conti dare e avere.

Controllo di chiusura

Nell’anno successivo attivare > Bilancio > Formato HTML e controllare che la prima colonna abbia un saldo uguale a zero

Chiusura anno contabile: da programma

In dati di base > Anno di gestione mettere il visto di chiusura anno contabile. Può sempre essere riaperto. IL controllo db evidenzia se vi sono più di due esercizi aperti.

Riporto saldo dei conti contabili

I saldi dei conti patrimoniali di inizio anno, di riporto da anni precedenti, sono aggiornati in automatico.

I saldi di inizio anno dei conti economici sono sempre a zero.

Salvataggio dati / backup / fotografia dei dati

Dopo le operazioni contabili immesse e/o quando desiderato è sempre possibile fare una copia immagine del database (di tutti i dati contabili ed altri) premendo in Dati di base > db Backup

I tabulati di fine anno possono essere stampati o possono essere salvati in pdf per risparmio carta con la possibilità di essere stampati in tempi successivi.

I tabulati possono essere salvati in apposita cartelle in Contabilità > Archivio che il programma mette a disposizione.

I tabulati da creare sono i seguenti e vengono salvati in formato pdf oppure html:

• Bilancio * (con raffronto anno precedente)

• Conto economico * (con raffronto anno precedente)

• Schede contabili * (per gli studi legali vi è la possibilità di stampa senza la descrizione delle registrazioni, al fine della riservatezza)

• Giornale *

• Estratti clienti

• Partite aperte

• Saldi clienti / fornitori

I tabulati contrassegnati con * sono necessariamente da mantenere, gli altri consigliati.

Tabulati ed originali giustificativi vanno mantenuti per 10 (dieci) anni.

Il cliente può definire con la propria fiduciaria o con il proprio ufficio di tassazione quanto necessariamente mantenere.

I tabulati in formato pdf o html devono essere salvati su appositi dispositivi di backup.

Tali tabulati in formato pdf o html possono essere aperti e stampati in modo completamente indipendente dai nostri programmi.