Per ogni per ogni database e anno contabile viene generata in automatico una cartella in cui archiviare i relativi documenti e tutto quanto consultabile in tempi successivi in formato indipendente dalla soluzione informatica Paganini Software.

L'accesso all'archivio può essere eseguito è indipendente dalla applicazione Paganini Software. 

L'archivio o parte di esso può essere messo a disposizione di terzi per consultazione: società di revisione , autorità fiscali ed altro.

Estratti conto delle banche

Giustificativi delle registrazioni contabili

Rendiconti Iva

Tabulati di fine anno

Dichiarazioni di fine anno

Vi sono diverse possibilità di impostazioni di archiviazione e la scelta dipende dalla organizzazione del cliente.

Suddivisione per mese, con relativa cartella estratti banca e cartella giustificativi + tabulati e dichiarazioni di fine anno

Cartella estratti per banca + cartella giustificativi per l'intero anno + tabulati e dichiarazioni di fine anno

Codifica

I nomi delle sottocartelle viene definito in > Dati di base > Testi di programma.

Nome programma  X____ARC (quattro trattini bassi)

Lingua 9

XXX da 001 a 099

Riga

XXX Cartella\Sottocartella     ( + eventuali \ Sottocartella)

Esempio classificazione primaria per mese

Per gennaio

Riga Descrizione

001 01 - Gennaio\EC Postfinance

002 01 - Gennaio\EC Ubs

003 01 - Gennaio\Giustificativi

Per febbraio

Riga

004 02 - Febbraio\EC Postfinance

005 02 - Febbraio\EC Ubs

006 02 - Febbraio\Giustificativi

Analogo per gli altri mesi

Esempio classificazione primaria per tipo documento

Riga Descrizione

001 A -  EC Postfinance

002 B - EC Ubs

003 C - Giustificativi

Documenti e dichiarazioni IVA, per entrambi i casi riportati in precedenza:

Per Iva trimestrale (Q)

Riga Descrizione

0xx X - IVA\IVA Q01

0xx X - IVA\IVA Q02

0xx X - IVA\IVA Q03

0xx X - IVA\IVA Q04

Per Iva semestrale aliquota a saldo (S)

Riga Descrizione

0xx X - IVA\IVA S01

0xx X - IVA\IVA S02

Documenti di fine anno, per entrambi i casi riportati in precedenza:

Riga Descrizione

0xx Y - Tabulati di fine anno (schede conti, estratti clienti per data, giornale,  ..., bilancio e conto economico)

0xx Z - Dichiarazioni di fine anno

Quando viene aperto un nuovo anno contabile, viene generata automaticamente la cartella archivio contabile dell'anno.

La generazione viene effettuata dal programma Menu / scelta db e anno.

Se nella cartella dell'archivio dell'anno contabile esistono già sottocartelle, le cartelle definite in dati di base / testi di programma non vengono generate; in altre parole le cartelle vengono generare solo se la cartella dell'anno contabile è vuota.

La la generazione viene effettuata dal programma My Work.

Dopo la generazione delle sottocartelle dell'archivio l'utente può modificare manualmente le sottocartelle create o aggiungerne altre.