Margini / aspetto fattura / intestazione / testi in fattura

Vedi:

• Dati di base > Impostazione Database > Funzioni e applicazioni

• Dati di base > Testi di programma

Con tale programma si immettono i movimenti che daranno luogo estratti pratiche, alle fattura ed alle note di credito siano esse proforma (provvisorie) o definitive.

Nel caso in cui il cliente sia chiuso, cioè nel caso in cui nell'anagrafica cliente vi sia una data di chiusura ed un numero di archiviazione, l'immissione è impedita.

Nel caso in cui la data di registrazione non sia compresa nelle date di competenza, vedi 'Dati di base Esercizio', l'immissione è impedita.

Per lavorare in velocità

Uscendo dal bottone OK la registrazione viene automaticamente confermata anche senza premerlo, uscendo dal bottone OK viene visualizzata una freccia che indica il tasto Aggiungi

Sul bottone Aggiungi è sufficiente premere il tasto Tab per posizionarsi sulla data della nuova immissione.

E' possibile impostare il profilo utente in modo che l'immissione venga proposta direttamente nella griglia.

(Vedi documentazione > profili utente o chiedere al nostro Supporto)

Per variare l'ID del cliente di una registrazione già immessa:

Utilizzare –-> Modifica in blocco

Oppure modificare direttamente il campo ID e poi confermare: nota, la funzione deve essere abilitata nel profilo utente.

(Vedi documentazione > profili utente o chiedere al nostro Supporto)

La descrizione dell'articolo può essere modificata dall'utente.

Bottone Refresh

Lavorando in rete potrebbe capitare che da altri terminali vengano aggiunti clienti o ne modificati gli indirizzi, vengano archiviati clienti, vengano modificati prezzi personalizzati ed altro.

Premendo sul bottone Refresh tutti i dati a video vengono aggiornati.

Più in dettaglio il Refresh agisce sulle seguenti tabelle:

• clienti / pratiche / creditoti

• contatti proprietari e comuni

• importi personalizzati

• movimenti di fatturazione

• riepiloghi di fatture

Bottone Del giorno

Vengono visualizzati i movimenti del giorno richiesto.

Con tale bottone è possibile visualizzare alla data desiderata:

• le proprie immissioni

• i movimenti di propria competenza

• le immissioni di tutti

(Tale possibilità è regolata in base ai permessi definiti nel profilo utente)

Con un doppio click sulla registrazione visualizzata si vene automaticamente posizionati nella fatturazione del cliente a cui appartiene la registrazione.

Bottone My folder

Sotto la voce My folder è possibile accedere alla cartella xx_proforma_invoice.

La cartella xx_proforma_invoice , in cui xx è l'utente, contiene gli ultimi estratti e/o fatture proforma elaborati per ogni cliente. Accedendo a tale cartella è possibile aprire tali estratti e fatture proforma con Word o altri programmi per elaborazioni personalizzate.

Selezione movimenti da fatturare

I campi Dal … Al determinano quali movimenti vengono presi in considerazione per la fattura.

Nella fatturazione la opzione "Dettaglio" e "Ore" appare solo se vi è qualche raggruppamento in riepilogo, cioè qualche campo "Dettaglio" uguale a 1 o uguale a 2 o uguale a 3.

(

Dati di Base > Raggruppamenti di fatturazione > Dettaglio

1= dettaglio

2= riepilogo a livello di articolo

3= raggruppamento generale

)

Se nei raggruppamenti il campo "Dettaglio" è in tutti i raggruppamenti uguale a "1", la casella di spunta "Dettaglio" in fatturazione non compare, in quanto superflua: in tale caso la fattura è predefinita in dettaglio.

Effetti della casella di spunta "Dettaglio"

Se la casella di spunta "Dettaglio" è vistata la fattura viene emessa in dettaglio anche se per definizione dei dati di base è riepilogata.

Effetti della casella di spunta "Ore"

Se la casella di spunta "Ore" è vistata in fattura vengono riportate le ore con la relativa unità di misura in tutti i movimenti che contengono ore e minuti, anche se nell'anagrafica articoli relativa non è vistata l'opzione stampa ore. L'unità di misura viene stampata solo in presenza di ore o minuti.

Utilità della casella di spunta "Ore".

Tale casella di spunta è utile per stampare il dettaglio delle ore in cui sia necessario per gli Studi Legali stampare le ore nel dettaglio su richiesta del pretore.

Percentuale di ricarico per spese a fine fattura

E' possibile fare generare al programma un movimento automatico di ricarico sui movimenti di fattura, i cui articoli siano assoggettati alla percentuale di ricarico.

Per la attivazione:

Dati di base > Anagrafica articoli > selezionare la casella di spunta onorario con assoggettamento % per spese nell'anagrafica articoli sui cui movimenti tale percentuale deve essere generata

Dati di base > Anagrafica articoli > creare l'articolo con ID: "%+" che viene utilizzato in automatico dai programmi.

Dati di base > Anagrafica articoli > in tale articolo è necessario indicare il raggruppamento di fatturazione (per il layout fattura) + il conto di ricavo contabile.

Dati di base > Anagrafica articoli > negli articoli assoggettati a tale calcolo vistare la casella di spunta relativa

Gestione > Anagrafica cliente > immettere la percentuale di ricarico desiderata

Dati di base > Profili utente

Vedi documentazione > Profili utente o chiedere al nostro Supporto.

sotto la voce:

[Permission]

USR_DG_E01="1" Percentuale di ricarico per spese in automatico, 1=attivato

Percentuale di riduzione / sconto a fine fattura

E' possibile fare generare al programma un movimento automatico di sconto sui movimenti di fattura, i cui articoli siano assoggettati alla percentuale di sconto.

Per la attivazione:procedere in modo analogo alla percentuale di ricarico usando: "%-" invece di: "%+"

Sono possibili sconti in cascata.

Nota

Nel notarile è possibile con tale funzione ripartire un incarto su più mandanti; ad esempio dovendo ripartire fra 4 destinatari a cui intestare la fattura, è possibile calcolare una riduzione del 75% nel primo destinatario e copiare le prestazioni nei rimanenti 3 destinatari.

Addebito automatico

Vi è la possibilità di addebito automatico di una o più prestazioni.

Tali prestazioni con il relativo importo vengono memorizzate in Clienti --> Importi personalizzati --> Articoli

In tali articoli deve essere immessa la categoria articoli “++".

La categoria articoli deve essere preventivamente definita in Dati di base --> Tabelle.

Nota: se l'importo dell'articolo in Importi Personalizzati è lasciato vuoto, o a zero, il programma addebita l'importo definito nell'anagrafica articoli, listino 1.

L'autorizzazione all'attivazione dell'addebito automatico è definita nel profilo utente:

USR_DG_E03=1 1= attiva

Modalità di pagamento legata al cliente

Tale funzione permette di abbinare ad ogni cliente una modalità di pagamento predefinita con le indicazioni della banca di riferimento.

Emissione della modalità di pagamento in automatico in fatturazione con la banca di riferimento.

La modalità viene stampata dopo i totali fattura e riepilogo estratto ma prima delle righe a fine fattura.

Per la attivazione:

• Codificare la modalità di pagamento nelle tabelle di base (> In Dati di Base --> Tabelle)

• Personalizzare i testi da riportare in fattura nei testi di programma (> In Dati di Base > Testi di Programma)

Bottone partite

Questo bottone serve per visualizzare le partite aperte e le chiuse, cioè acconti, esborsi, fatture emesse, pagamenti ricevuti.

Immettendo nel campo Conto il conto contabile a cui fanno riferimento i movimenti, visualizzato nella colonna conto della griglia, vengono visualizzati i dettagli del movimento, quali ad esempio la causale ud un campo che puo' assumere i valori blank (vuoto) o F.

Se in tale campo (vicino alla causale) vi è un il carattere 'F' vuol dire che il movimento contabile, ad esempio esborso o anticipo ricevuto, già stato visualizzato.

Bottone fatture

Questo bottone dà la possibilità di visualizzare, ristampare o riattivare le fatture emesse al cliente nell'anno dell'esercizio.

La funzione di riattivazione fatture più precisamente svolge le seguenti funzioni:

• elimina le copie della fattura definitiva (estratto + dettaglio + riepilogo)

• elimina il record relativo alla fattura in esame dala tabella Riepilogo Fatture

• toglie la "F" di fatturato in tutti i movimenti contenuti nella fattura riattvata

• elimina il movimento in contabilità

Nota : la riattivazione fatture é possibile con le sole fatture emesse nell'esercizio in cui si sta operando. Ad esempio, se devo riattivare una fattura emessa nel 2015, devo essere nell'esercizio 2015 e non nel 2016.

La fattura inoltre non deve essere pareggiata.

Nel caso è necesssario spareggiarla prima della riattivazione.

Nella visualizzazione dei movimenti fatturati, la griglia è resa di sola lettura e non modificabile.

Tale griglia può in ogni caso essere modificata se l'utente ne è espressamente autorizzato.

(Vedi documentazione > profili utente o chiedere al nostro Supporto)

Bottone in blocco

Questo tasto permette di trasferire o copiare diverse registrazioni da un cliente all'altro con un solo comando, senza doverlo fare manualmente registrazione per registrazione.

E' possibile anche eliminare in blocco i movimenti dell'incarto corrente, sempre nell'intervallo di date prescelto.

Bottone in blocco > Spostamento registrazione corrente

Permette di spostare la singola registrazione su cui si è posizionati nel Timesheet ad altra pratica.

Bottone in blocco > Spostamento movimenti da fatturare

Il programma agisce sulle registrazioni visualizzate nel Timesheet che possono essere delimitati in un range di date.

Le registrazioni vengono spostate dalla pratica corrente alla pratica desiderata

Attenzione: l'operazione non è reversibile.

Bottone in blocco > Copia movimenti da fatturare

Il programma agisce sulle registrazioni visualizzate nel Timesheet che possono essere delimitati in un range di date.

Le registrazioni vengono copiate dalla pratica corrente alla pratica desiderata.

La casella di spunta Data del giorno, se vistata, permette di immettere la data del giorno nella data di ciascun movimento copiato.

Nota: tale funzione permette di definire un incarto base che contenga una sequenza predefinita di prestazioni, necessarie ad esempio all'apertura di una pratica o di un progetto e di copiare in blocco tali prestazioni in uno nuovo.

Attenzione: l'operazione non è reversibile.

Nel dettaglio

• Se la casella di spunta Data del giorno è selezionata nelle registrazioni copiate viene immessa la data del giorno in cui si effettua l'operazione

• Se non è selezionata nelle registrazioni copiate la data di registrazione del movimento rimane invariata

Bottone in blocco > Copia movimenti da fatturare

Tale funzione può essere comoda nei casi che seguono.

Esempio A - Movimenti per un rogito

Preparazione di una lista di registrazioni per una determinata attività es. la stesura di un rogito in un incarto base.

Copiare tali movimenti in una nuova pratica di rogito, in tale caso selezionare la casella di spunta: data del giorno.

Esempio B - Comunione ereditaria

Dopi avere immesso le registrazioni nella pratica primaria della comunione ereditaria è possibile fare una riduzione di onorario in base al numer di eredi, quindi copiare i movimenti nelle singole pratiche degli eredi.

Bottone in blocco > Eliminazione movimenti da fatturare

Eliminazione in blocco delle registrazioni delimitare dalla Data alla Data.

Attenzione: l'operazione non è reversibile.

La funzione In Blocco può essere disabilitata.

(Vedi documentazione > profili utente o chiedere al nostro Supporto)

Bottone in blocco > Modifica tariffa oraria

Possibilità di modifica della tariffa oraria per collaboratore da un importo ad altro importo. La modifica viene effettuata sui movimenti mostrati a video nel range di date Dalla data - alla data

L'estratto pratica è a uso interno e riporta nel dettaglio tutto quanto inserito nel Timesheet.

A fondo pagina dell’estratto è visibile un riepilogo che permette di visualizzare le ore di ogni avvocato e collaboratore, con la relativa valorizzazione.

La valorizzazione viene calcolata prendendo in esame gli importi personalizzati per pratica / collaboratore; in mancanza di tali importi viene considerato l’importo riportato in Dati di base > Tabelle.

I titoli di colonna sono personalizzabili in Dati di base > Testi di programma (HGFL00)

Nota per le voci Onorario / Spese.

Il programma distingue tali due tipi di voce in base a quanto definito nell’anagrafica articoli. Vengono considerati articoli di Onorario gli articoli in cui è vistata la relativa casella di spunta. Sulle registrazioni che utilizzano tali articoli di onorario è anche possibile calcolare in automatico una % per ricarico spese. Gli altri articoli vengono considerati articoli di spesa.

In > Dati di base > Articoli di fatturazione

Vistare la casella di spunta per le voci di Onorario (soggette a % di ricarico per spese forfait)

Nota per le voci esborsi / anticipi.

Per esborsi si intende quanto a debito del cliente per spese anticipate o altri importi contabili a debito, per anticipi si intendono gli importi a credito del cliente per anticipi ricevuti, incassi dalla controparte o altri importi a credito.

L'estratto pratica vengono emessi anche quando il totale da fatturare è a zero; la fattura invece, sia dettagliata o riepilogata, proforma o definitiva, viene emessa solo se l'importo da fatturare è diverso da zero, e più precisamente maggiore di zero per le fatture e minore di zero per le note di credito.

Nella fattura riepilogata le righe a importo zero vengono stampate o omesse in base a quando definito in > Dati di Base > Impostazione database.

L'Iva non viene calcolata ed emessa se nell'anagrafica il cliente è definito Iva esente.

L'Iva non viene calcolata anche per quegli articoli che sono Iva esenti, anche se il cliente è soggetto Iva. Vedi > Dati di Base > Articoli

Nota: gli articoli esenti Iva devono avere un unico raggruppamento di fatturazione.

Il programma controlla che la data di fattura sia compresa nel periodo di esercizio contabile.

Vengono pertanto evitati errori nella fatturazione a cavallo dell'anno, cioè quando si lavora sia nell'esercizio corrente che nell'esercizio precedente. Il programma implementa inoltre altri controlli di congruenza fra le altre date.

Per ogni fattura vengono generati fino ad un massimo di dieci movimenti contabili, ciò significa un conto debitore, un conto Iva ed un massimo di 8 conti vendita utilizzati dagli articoli in fattura.

Il bottone Fattura Definitiva può essere disabilitato (reso non visibile).

(Vedi documentazione > profili utente o chiedere al nostro Supporto)

Al lancio della Fattura Definitiva nel caso in cui il cliente sia Esente Iva ne viene visualizzato un messaggio informativo.

Il programma nella stampa di fatture relative a clienti/pratiche il cui settore non inizia per LEG e per NOT utilizza i testi definiti per la fattura relativa al settore LEG.

Nel caso in cui la fatturazione sia riepilogata sono visibili caselle di spunta per avere la fatturazione dettagliata.

• Opzione 'Dettaglio' per forzare l'emissione di una fattura in dettaglio

• Opzione 'Ore' per riportare la durata di ogni movimento in cui è stata specificata. L'unità di misura viene stampata solo in presenza di ore o minuti

Fatture

Cliccando su 'Fatture' si possono visualizzare, ristampare o riattivare le fatture emesse al cliente nell'anno dell'esercizio.

In particolare, la funzione di riattivazione fatture apporta le seguenti modifiche:

• elimina le copie della fattura definitiva (estratto, dettaglio, riepilogo),

• toglie il simbolo 'F' di fatturato da tutti i movimenti contenuti nella fattura riattivata,

• elimina il movimento in contabilità̀.

Note

• Per riattivare una fattura emessa in un anno d'esercizio diverso da quello in cui si sta operando è necessario spostarsi all'anno d'esercizio in cui è stata emessa tale fattura.

• Per riattivare una fattura pareggiata è necessario spareggiare tale fattura prima di riattivarla.

Ha senso modificare con Word solo le fatture definitive in quanto le fatture proforma vengono ogni volta sovrascritte dal programma.

La fattura puo' essere aperta in Word per la modifica in diversi modi.

Al lancio della fattura è possibile decidere se aprirla direttamente in Word (funzione attualmente disponibile solo su Windova, non su Mac)

Dalla Mappa > Fatture è disponibile la possibilità di aprire le fatture emesse in Word. (funzione attualmente disponibile solo su Windova, non su Mac)

Dalla mappa > Fatture è posibile aprile la cartella che contiene tutte le fatture emesse. Tali fattre possono essere aperte in Word (tasto sedtro del mouse > apri con ...). Tale fonzione è utilizzabile sia per Windows che per Mac.

Una volta aperta la fattura in Woed, effettuare le modifiche desiderate e salvare la fattura.

Per la stampa suggeriamo di riaprire la fattura nel browser (se le modifiche non sono visibili, cliccare su 'Aggiorna' nel riquadro URL) e di stampare usando la funzione 'Stampa' presente nel browser.

QR- Fattura: Immagine QR Code (QR Fattura con percorso rekativo immagine QR Code)

Apertura QR-Fattura con Word, eventuale modifica e ‘salva col nome’ in altra cartella

Quando una fattura con QR Code in formato html (formato per Internet Browser) viene aperta con Word può essere modificata e salvata in cartella a scelta dell’utente in formato .html o in formato .docx.

Nel primo caso (salvato in formato .html) il codice QR viene sempre visualizzato in fattura e nel sorgente del documento html viene modificato il riferimento (path) dell’immagine.

Nel secondo caso (salvato con formato .docx) l’immagine QR Code viene completamente integrata nel documento Word.

Apertura QR-Fattura nel Browser e ‘salva col nome’ in altra cartella

Se la fattura QR Code viene aperta dal Browser e ‘salva col nome’ in altra cartella:

con Edge il riferimento viene automaticamente modificato e nel documento l’immagine rimane

con Chrome il riferimento all’immagine QR Code viene perso ed il documento ne rimane pertanto privo

con Safari il riferimento all’immagine QR Code viene perso ed il documento ne rimane pertanto privo

FAQ

Posso aprire una fattura in Word e modificarla ?

La fattura è in formato html e può essere aperta in Word.

Premessa: ha senso modificare con Word le fatture definitive in quanto le fatture proforma vengono ogni volta sovrascritte dal programma.

Tre possibilità

a) Sistemi Windows

Dopo avere emesso la fattura definitiva > in Explorer o Firefox (con Plug In installato)

In Explorer Menu File > Modifica con Word

Oppure da Paganini Software > Fatture > Apri con Word

Quindi:

· modificare la fattura

· salvarla

· chiudere Word

· riaprirla nel Browser fare il Refresh

· dal Browser stamparla

b) Sistemi Windows + Mac

· Da Chrome o Safari > Aprile la cartella che contiene la fattura ( il percorso è riportato in alto nella barra del link ) , tasto destro sul File della fattura > Apri con Word

oppure

· Salvare la fattura in una cartella dell’utente, da Word aprire il fila salvato

Seguire quindi le operazioni in sequenza sopra riportate.

c) Sistemi Windows + Mac

Aprire sempre e direttamente la fattura in Word

Questa procedura non è garantita, dipende da diversi fattori legati all’installazione ed alla configurazione dei programmi e della rete

Con tale procedura tutte pagine html preparate da programma (Estratti, fattura, rubriche, saldi clienti, bilancio html ed altre) verranno aperte direttamente in Word (o in altro programma predefinito)

· Posizionarsi nella cartella che contiene le fattura

· posizionarsi su un File fattura

· tasto destro del mouse > apri con > programma predefinito > scegliere e vistare la casella di spunta: apri sempre con questo programma

In fattura viene stampato il titolo Paganini Software, il link ed altri dati: come posso toglierli ?

In Explorer > stampa > imposta pagina > mettere le intestazioni a ‘vuoto’.

In Chrome o Safari analogo nelle impostazioni di stampa del browser.

Fatture intermedie. Le prestazioni immesse possono essere stampate ad un data o in un intervallo di date ?

Premessa

Nell’estratto e nella fattura vengono stampate le registrazioni del Timesheet e le sole prestazioni contabili relative ad esborsi ed anticipi (registrazioni contabili in cui il raggruppamento nella causale contabile è maggiore di 900.000).

I versamenti del cliente su fatture emesse ed altre registrazioni contabili non vengono stampate.

Nella videata di fatturazione vi sono i campi ‘Dalla data - Alla data’

a)

Se si lasciano tali campi vuoti il programma propone come campo Alla Data la data del giorno. In tale modo tutte le prestazioni immesse nel Timesheet e le immissioni contabili (esborsi, anticipi) vengono considerate fino alla data del giorno.

b)

Se si immette nel campo Alla data una data antecedente la data del giorno, vengono considerate solo le prestazioni immesse nel Timesheet e le immissioni contabili (esborsi, anticipi) fino alla data immessa.

c)

Se si immette un range di date vengono considerate solo le prestazioni immesse nel Timesheet e le immissioni contabili (esborsi, anticipi) in tale range di date.