Mappa

Mappa è la pagina iniziale nella versione My Work

La mappa iniziale è utile per accedere alle informazioni generalmente più richieste e per svolgere le attività più ricorrenti.

Es. ricerca delle informazioni di un cliente, una pratica, un contatto, ricerca in un dossier ed altro ancora.

Compaiono in alto a sinistra due campi per la ricerca e l’accesso ai dati

Campo ricerca per ID

Immettere l’ID del cliente, della pratica o altra entità per un accesso diretto.

Campo ricerca per nome / oggetto

Per ricerca di un qualsiasi campo contenuto nel nome di un nominativo cliente o creditore, nel nome della pratica e nell’oggetto della pratica.

In tale campo si possono immettere più stringhe di caratteri per una ricerca selettiva. La ricerca viene effettuata nel nome del cliente / della pratica / nell'oggetto della pratica.

Nel corso della immissione viene aperto un elenco ad albero con clienti e pratiche o altro in base a quanto impostato nei criteri di ricerca.

Ricerca globale

Lente per una ricerca più completa in tutti i campi dell'anagrafica, ad eccezione delle finestre note che si aprono a video, è possibile cliccare sulla lente.

Sugli elementi dell'albero è attivo il tasto destro del mouse.

Cliccando su un elemento dell'albero, sulla destra vengono visualizzate le informazioni più importanti relative a quanto selezionato in modo che si possa subito inviare una mail, creare una lettera, visionare l'incarto senza entrare nel dettaglio dei dati per la modifica dei medesimi o per nuove immissioni, accedere al Dossier relativo.

Cronologia

Bookmark

Accesso al dossier della pratica

Permette di visionare e accedere al Dossier senza entrare in Windows gestione risorse o Mac Finder.

Da tale anteprima è possibile visionare, aprire e modificare (se modificabili) i documenti, qualunque essi siano, ma non eliminarli, copiarli o rinominarli, funzioni demandate alle funzioni native di Windows e Mac.

Doppio click sul documento per aprirlo.

Cliccando con un solo click sulle singole cartelle, esse vengono espanse. Con un doppio click esse vengono aperte in Windows gestione risorse o Mac Finder.

Cliccando invece sul bottone indicato a video con la scritta Apri in Windows / Finder la cartella Root del Dossier viene aperta in Windows gestione risorse o Mac Finder.

Con il bottone Dossier si accede direttamente alla cartella dossier intesa come cartella in cui si memorizza posta, word, documenti in generale inviati o ricevuti da clienti.

Tale cartella viene creata automaticamente quando si immette un nuovo nominativo o si modifica o si conferma un nominativo già immesso, relativamente al quale la cartella non è stata ancora creata.

Il nome di tale cartella dipende da quanto si è definito in Dati di base > Impostazione database > Dossier.

Tale nome può essere cambiato dall'utente in fase di creazione: il programma lo propone a video e ne chiede la conferma.

Tale nome non può contenere i caratteri : \ / : , * ? < > ¦ .

La cartella relativa al nominativo viene inoltre creata se nei Dati di Base > Impostazione database è definito il percorso della cartella che conterrà le cartelle dei vari nominativi.

Tale cartella dossier deve essere creata manualmente.

Organizzazione dossier clienti

I dossier possono essere creati quali sottocartelle di una cartella unica oppure in sottocartelle sotto le cartelle: Tipo Cliente oppure Settore cliente oppure Appartenenza Cliente. Sono previste altre combinazioni.

La definizione della struttura è definita in Dati di base > Impostazione database > Dossier

Nel caso di dossier creati quali sottocartelle di una cartella unica nella gestione con ID clienti Master + Sotto incarti, es.:

1.001

1.002

Viene creato il dossier per il cliente e sottocartelle per i dossier pratiche (mandati)

Nota

Se dopo la creazione della cartella dossier nell'anagrafica viene cambiato il nome dossier da gestione risorse oppure in anagrafica, il programma perde la corrispondenza fra cliente e cartella dossier relativa.

In altre parole quanto immesso in anagrafica cliente nel campo nome dossier deve essere uguale al nome della cartella dossier.

Vedi nella documentazione: XDOSSIER

Accesso ai termini della pratica con visualizzazione dei giorni in scadenza

Accesso ai Todo (attività in sospeso / da fare)) della pratica con visualizzazione dei giorni in scadenza

Permette di creare in modo automatico una lettera da intestare al cliente o ad un suo contatto. Le lettere vengono classificate nel dossier del cliente direttamente dal programma.

La destinazione può essere scelta a video nella cartella proposta sulla sinistra.

Nel caso in cui la lettera debba essere modificata e completata dalla segretaria, è possibile classificarla nella cartella $ Draft.

La segretaria a sua volta dalla sua postazione di lavoro completerà la lettera e la classificherà del dossier della pratica

Il bottone Lettera in anagrafica cliente dà la possibilità di creare automaticamente lettere che vengono salvate nella cartella Dossier del cliente.

La lettera viene preparata partendo da un modello predefinito, in corrispondenza del tasto selezionato.

I modelli vengono preparati e posti dall'utente nella cartella di nome $.

Tali documenti, sebbene menzionati come modelli, non devono essere di tipo modello con estensione .dot ma devono essere normali documenti con estensione .doc o .docx o altri.

Possono essere anche documenti con altre estensioni per altri gestioni dei testi, inoltre possano essere anche fogni elettronici, di tipo .xls o altro.

Per personalizzare i nomi delle 30 lettere possibili di modello, o meglio per creare i collegamenti fra tali nomi e le lettere modello, immettere il nome di tali documenti in Dati di base > Impostazione database.

Una volta attivata la lettera, l'indirizzo del cliente è automaticamente memorizzato nella clipboard di Windows o del Mac e può essere copiato nella posizione desiderata con la sequenza di tasti CTRL + V (Cmd + V per Mac), oppure con il tasto destro del mouse > Incolla.

Si consiglia di creare il documento modello in modo adeguato inserendo una casella di testo in cui copiare l'indirizzo del cliente.

La lettera viene automaticamente memorizzata della cartella desiderata.

Note

Quando si è posizionati in anagrafica l’indirizzo utilizzato è quello dell’anagrafica, se si è posizionati su un contatto sia proprietario che comune l’indirizzo considerato è quello del contatto. La lettera in ogni caso viene memorizzata nel dossier cliente.

Se la lettera deve essere memorizzata nella cartella diversi, non appartenente a nessun cliente, posizionarsi sul nominativo Diversi con ID $.

In anagrafica vi è un bottone apposito per l’accesso a tale ID

Lucchetto aperto / chiuso a seconda dell'anno di esercizio

Accesso al menu base

Per richieste di supporto, spiegazioni, inviare suggerimenti e richieste di informazioni o altro utilizzare la mail riportata al nostro sito di supporto a cui si ha accesso cliccando sull'immagine:

Rettangolo in rosso: giorni in scadenza / scatuto fra tutti i telmini di tutte le pratiche

Nella parte bassa della Mappa sono riportati i bottoni per attivare i programmi più utilizzati.

Nella parte bassa della Mappa sono riportati i bottoni per attivare i programmi più utilizzati.

NOTA: nel profilo utente è possibile impedire la visualizzazione di tali funzioni a chi non ne abbia accesso (USR_DG_F11), vedi documentazione in linea disponibile agli utenti autorizzati.

Bottoni: Nuovo cliente / pratica / contatto / Elimina

Cliccando sul bottone "nuovo" si può aggiungere una voce a questo elenco ad albero.

Durante la creazione di un nuovo incarto, è possibile importare automaticamente tutti i dati del cliente a cui appartiene spuntando la casella duplica (fanno eccezione le date di apertura e chiusura ed i numeri di archiviazione, note ed alcuni campi particolari).

Se la gestione Dossier è attivata, alla conferma della immissione di un nuovo cliente, fornitore o pratica, viene aperta una finestra che suggerisce il nome della cartella Dossier.

Tale cartella viene creata automaticamente quando si immette un nuovo nominativo o si modifica e si conferma un nominativo già immesso, relativamente al quale la cartella non è stata ancora creata.

Se non si desidera creare la cartella Dossier immettere il carattere * nel campo Nome Dossier.

Promemoria

Cogliamo l'occasione per raccomandare ai nostri clienti di completare nel modo più completo possibile le anagrafiche e contatti in modo da utilizzare a pieno le possibilità dei programmi per creazione, classificazione e ricerca documenti, creazione e-mail, accesso rapido alle informazioni.

Raccomandiamo di mantenere collegate le anagrafiche ai Dossier. Se il nome di un dossier una volta creato viene modificato in Windows o in Finder, deve essere ricollegato tramite l'apposita icona che ne permette l'operazione.

Come chiudere pratiche con movimenti da fatturare ?

In programma impedisce la chiusura di una pratica con movimenti da fatturare per sicurezza di gestione; tuttavia vi sono alcuni casi in cui di desidera chiudere la pratica pur mantenendo in vita i movimenti da fatturare per eventuale successiva riapertura. La funzione è possibile solo per gli utenti che sono abilitati. Nel profilo utente immettere per tale abilitazione: USR_DG_F21=1 1= abilitazione a chiusura pratiche con movimenti da fatturare