Impostazione db

Clienti e pratiche

Per ogni cliente è possibile avere uno o più incarti (mandati).

Per semplicità si può fare coincidere il cliente con l'incarto (mandato) e si possono tenere logicamente uniti i diversi incarti di un cliente con una parte comune nell'ID.

Nel caso degli studi legali e fiduciarie si può avere un ID unico per cliente e incarto (mandato), oppure un ID per il cliente (detto Master) ed un ID separato per l'incarto (mandato).

E’ possibile definire che l’ID sia

• Manuale

• Automatico progressivo

• Automatico cliente / pratica (mandato)

Clienti e pratiche > Codifica manuale

Adottando una codifica manuale consigliamo di utilizzare i primi 4 caratteri del cognome del cliente (incarto) o della ragione sociale, un punto di separazione e quindi 01 per il primo dossier, 02 per il secondo e così via, L per legale, N per notarile

Es:

NAEF.01L : cliente Naef, separazione, primo incarto, legale

NAEF.02L : cliente Naef, recupero crediti, secondo incarto, legale

NAEF.03N : cliente Naef, costituzione società, terzo incarto, notarile

Questa codifica ha il vantaggio di essere semplice e visiva nell'ID dell'incarto ma lo svantaggio di essere scomoda quando il numero degli incarti sia elevato.

La codifica manuale viene adottata anche quando lo studio voglia mantenere la propria codifica degli incarti.

Nel caso in cui l'ID sia automatico è possibile avere due tipi di automatismi.

Clienti e pratiche > Codifica in automatico progressivo

La creazione dell'ID del cliente (incarto) è un numero progressivo.

Il primo incarto sarà 1, il secondo 2 e così via indipendentemente dall'appartenenza allo stesso cliente.

Questa è una codifica semplice, non è visibile però in tale caso nell'ID del cliente (incarto , mandato) l'unione logica degli incarti appartenenti al medesimo cliente, anche se questo legame è dato in ogni caso dal nome del cliente.   

Clienti e pratiche > Codifica in automatico cliente + pratica (mandato)

Automatismo ID cliente progressivo e ID Incarto progressivo nell'ambito del cliente.

Questa codifica è completa nella visione del cliente e dell'incarto.

Il cliente a cui appartengono i diversi incarti viene chiamato per chiarezza Cliente Master.

Esempio

1       : cliente Alfa (Master)

1.001 : cliente Alfa, separazione, primo incarto, legale

1.002 : cliente Alfa, recupero crediti, secondo incarto, legale

1.003 : cliente Alfa, costituzione società, terzo incarto, notarile

2       : cliente Beta (Master)

2.001 : cliente Beta, separazione, primo incarto, legale

2.002 : cliente Beta, recupero crediti, secondo incarto, legale

2.003 : cliente Beta, costituzione società, terzo incarto, notarile

La definizione di come viene generato l'ID cliente è definito in Dati di base > Esercizio.

Questa codifica è consigliabile negli studi di grandi dimensioni o quando lo studio abbia clienti con tanti sotto incarti

Calcolo ore e addebito immediato in fattura

Tale casella di spunta agisce sul programma Saldi e Scaduto. Nel caso in cui per le ore immesse nel Timesheet vi sia in automatico il calcolo dell'onorario da fatturare, la casella deve essere vistata, altrimenti no.

L'addebito immediato per ogni articolo di fatturazione per è definito in Dati di base > Articoli di fatturazione > Calcolo quantità da ore (addebito immediato onorario) 

Margini e aspetto fattura

I margini indicati si sommano ai margini definiti nel Browser (Explorer, Chrome, Firefox).

Ad esempio se nel Browser (In Internet Explorer > Impostazione pagina) si definisce il margine sinistro di 1 cm e nei dati di base si immette margine sinistro 0.5 cm, la fattura avrà come margine sinistro 1 cm + 0.5 cm = 1.5 cm.

Consigliamo di definire in Internet Explorer le impostazioni di pagina come segue:

In tale modo i margini sinistro, destro, inferiore e superiore sono impostati a 1 centimetro e non vengono stampati i titoli di pagina superiori ed inferiori.

È possibile immettere la numerazione delle pagine.

I testi di fattura (intestazione, titoli colonne, …) vengono definiti in:

• Dati di base > Testi di programma

GG scadenza fatture, % ricarico, limite di credito

Uscendo dai campi giorni scadenza fatture, percentuale di ricarico, fido vengono aggiornate tutte le anagrafiche in cui non è messo alcun numero o importo.

Osservazione: nel Timesheet e nel Quick Timesheet l'esposizione viene evidenziata in verde se il non sorpassa il limite di credito e in rosso se lo supera.

Debitori e creditori multi moneta

La gestione multi moneta ha influenza nella gestione debitori e creditori.

Se la casella di spunta multi moneta non è vistata, cioè si usa la mono moneta, il programma controlla che la moneta del debitore o del creditore, definita nell'anagrafica del debitore o del creditore,  sia uguale alla moneta dei conti relativi debitori o creditori altrimenti dà una segnalazione di avvertimento e non accetta la registrazione.

Ad esempio se un debitore è in Euro è possibile fare registrazioni in cui il conto contabile debitore (debitore, anticipo, esborso ecc.) sia solo Euro e non ad esempio CHF o USD. La contropartita può in ogni caso essere in moneta diversa.

La multi moneta pertanto non viene attivata quando si vuole essere sicuri che un debitore o creditore possa e debba essere movimentato solo nella moneta che è definita nell'anagrafica.

In sintesi

Mono moneta

Immettere nell'anagrafica del debitore o creditore la moneta in cui si desideri gestire il debitore o creditore medesimo. Il programma di contabilità controlla che ogni movimento relativo sia esclusivamente in tale moneta

Multi moneta

Lasciare a blank la moneta nell'anagrafica del debitore o creditore. Il debitore o creditore può essere gestito in monete diverse.

Seconda riga di descrizione in contabilità

Se si lascia vuota la casella, inserendo l'ID del cliente in una registrazione contabile, automaticamente nella seconda parte della descrizione appare ID cliente e nome intero (es: ROSS Rossi & Bianchi).

Valori:

1 : nella seconda parte della descrizione contabile, appare soltanto ID cliente senza il nome intero (es: ROSS).

2 : non viene inserito il nome del cliente e la seconda riga della descrizione rimane vuota.

Ricerca per descrizione oggetto

Con tale opzione è possibile è scegliere se vedere la descrizione oggetto o l'indirizzo del cliente nella ricerca cliente nei menù a tendina.

Conti automatici e aliquota Iva

Inserire i conti contabili di tutti i debitori (es:1500, 1501), creditori (Es: 2000), ultimo conto patrimoniale (i conti contabili che seguiranno questo conto appariranno nel conto economico) e l'aliquota IVA (es: A=7.6%, B=2.4%) con il relativo conto contabile (es: 2021 Iva dovuta).

Conti e Iva: inserire i conti richiesti a video per la fatturazione

Titoli di campo clienti

Alcuni campi dell'anagrafico clienti possono essere impostati nella descrizione dall'utente.

Classificazione e percorso Dossier

Sono possibili diverse gestioni di Dossier come mostrato a video.

Vedi quanto riportato alla voce DOSSIER e XDOSSIER (gestione Dossier consigliata)