Contabilità immissione

L'immissione di contabilità consente di immettere in una unica forma sia registrazioni di contabilità generale sia registrazioni di contabilità debitori e creditori.

Dal programma di immissione è possibile avere situazioni sia sulle schede conti che sulle partite debitori e creditori, aperte, chiuse, tutte, estratti debitori e creditori con saldo progressivo con una anteprima di stampa e con possibilità di stampa.

I tabulati visualizzati in anteprima a video sono in formato Web Html e possono di conseguenza:

• essere salvati in cartella scelta dell’utente e quindi essere aperte in Excel o Word

• essere copiate totalmente o parzialmente in fogli Excel o documento Word per elaborazioni dell'utente

Data

E’ la data di competenza della registrazione e non la data in cui viene effettuata la registrazione.

Campi in grigio accanto alla data

Tali campi sono gestiti automaticamente dal programma e non possono essere modificati manualmente.

Contengono:

• sigla dell’utente che immette la registrazione

• numero progressivo univoco della registrazione nella contabilità

Nota

Il numero indicato è univoco e legato in modo indissolubile alla registrazione.

Può pertanto essere utilizzato per contrassegnare un documento contabile e quindi essere riportato manualmente sul documento medesimo.

Tipo / numero protocollo

Tipo e numero di protocollo sono facoltativi.

Si può impostare inoltre per lavorare in velocità che l tabulatore non si posizioni su tali campi (Vedi > Profili utente)

Il tipo e numero di protocollo servono per contrassegnare una registrazione contabile con tipo e numero scelto dall’utente.

Le registrazioni contrassegnate con il medesimo tipo e numero di protocollo vengono visualizzate insieme della griglia nella fase di immissione e sono raggruppate nelle fasi di stampa.

Concettualmente costituiscono un insieme di registrazioni che si desidera siano logicamente collegate.

Tipo protocollo

Il tipo protocollo indica il classificatore in cui sono archiviati i documenti, esempio:

• CA Cassa

• BA banca

Documenti cassa

CA 1 : documento 1 di cassa

CA 2 : documento 2 di cassa

CA 3 : documento 3 di cassa

Documenti Banca

BA 1 : documento 1 di banca

BA 2 : documento 2 di banca

BA 3 : documento 3 di banca

Numero di protocollo

Quando si apre il programma di contabilità e si inizia a registrare è necessario immettere il numero di protocollo desiderato da cui iniziare.

Il numero di protocollo viene quindi calcolato progressivo in automatico, a meno che non lo si immetta manualmente.

Nella registrazione multipla (vedi in seguito) il tipo e numero di protocollo vengono proposte uguali in fase di immissione fino a che il saldo della registrazione multipla non vada a zero.

Nel caso di registrazioni che singolarmente quadrano il tipo di protocollo rimane invariato mentre il numero di protocollo viene incrementato progressivamente.

Pe mantenere nuovi immissioni con il medesimo numero di protocollo utilizzare il bottone Aggiungi + oppure modificare manualmente il numero in fase di immissione

Articolo contabile

L'utilizzo di articoli contabili è a volte necessario ed a volte utile ma non obbligatorio.

L'utilizzo di articoli contabili velocizza l'immissione in quanto propone in automatico conti Dare e Avere associati alla causale contabile (Vedi Dati di base > Articoli contabili).

Per le tradizionali registrazioni di contabilità generale, gli articoli contabili possono semplificare e rendere l'immissione più veloce, ma non sono obbligatorie.

L'immissione di registrazioni contabili permette sia la registrazione delle normali registrazioni di contabilità che non riguardano gli incarti sia la registrazione degli esborsi e gli anticipi del cliente, in generale i movimenti debitori e creditori.

Per i movimenti che debbano risultare come estratto conto in fattura devono essere utilizzati gli articoli contabili a cui è associato un raggruppamento di fatturazione, quali ad esempio registrazioni di esborsi ed anticipi.

Campo cliente (ID debitore / creditore)

Se si immette un movimento di contabilità generale questo campo deve rimanere vuoto.

Se nella registrazione viene gestito invece un conto debitore / creditore è necessario immettere l’ID del debitore o del creditore corrispondente.

Il programma controlla che se si immette un ID debitore / creditore vi sia almeno un conto corrispondente; controlla inoltre che se si registra un movimento di contabilità generale (campo ID debitore / creditore vuoto) non vengano utilizzati conti debitori / creditori.

Nella immissione di movimenti contabili relativa a debitori o a creditore se la data partita non viene immessa, il tipo e numero di partita vengono impostati uguali al tipo e numero di documento. (Vedi documentazione gestione partite)

Nel caso in cui invece la data di partita venga immessa, il tipo e numero di partita vengono lasciati vuoti oppure vengono impostati dall’utente.

Campi: Tipo e Nr Partita in immissione

Quando si immetta …

Vi è la possibilità di personalizzare l'immissione di movimenti relativi a clienti e fornitori: si può' definire nel profilo utente se il cursore si posiziona sui campi tipo e numero di partita.

USR_DG_F24=””--> 1= in immissione di contabilità > aggiungi con ID cliente > 

     fuoco sui campi partita, blank= fuoco nel campo dare

Importo dare / avere / saldo

Nell’immissione di una registrazione contabile è possibile immettere fino a tre conti:

• dare

• avere

• saldo

Nei campi conto dare e avere:

• è possibile immettere qualsiasi conto contabile

Il campo conto saldo è soggetto ad alcune limitazioni:

• non deve contenere un conto soggetto ad Iva

• deve contenere un conto in moneta base (non in moneta estera

• deve contenere un conto di contabilità generale (non debitori o creditori)

In una immissione contabile è possibile immettere:

• solo il conto dare (in una registrazione multipla)

• solo il conto avere (in una registrazione multipla)

• il conto dare ed il conto avere

• i conti dare, avere, saldo  

Quando si immettono conto dare e conto avere per la quadratura della registrazione gli importi in moneta base dare e avere devono essere uguali, altrimenti la registrazione non quadra.

Nel caso in cui tali importi non siano uguali per la quadratura il programma propone l’importo di quadratura (dare – avere) nel conto Saldo.

Immettere pertanto il conto contabile a quadratura della registrazione.

Le registrazioni con immissione conti dare / avere / saldo sono comode e frequenti nei seguenti casi:

• registrazioni in cui il conto dare o avere sia soggetto a Iva: nel conto saldo viene immesso l l’importo Iva

• dare in una moneta estera ed avere in altra moneta estera: nel conto saldo viene immesso l’importo di oscillazione cambio

• registrazione di incasso debitori o pagamento a creditori con spese bancarie: nel conto saldo viene immessa la spesa bancarie

Nota

Quando si immettano un dare e un avere non è necessario scrivere i due importi uguali; all’uscita dal campo dell0importo avere, se non immesso, l’importo mancante viene immesso automaticamente, sia esso nel conto dare o nel conto avere.

Nel conto saldo il programma immettere automaticamente la differenza fra l’importo del conto dare e l’importo del conto avere in modo da avere la quadratura della registrazione.

Immissione con moneta estera

Nell’immissione di registrazione su conti in moneta estera vi è la possibilità di forzare l’importo in moneta base o il cambio effettivo.

Nei pannelli relativi alle monete estere vi è un'icona a forma di cestino.

Premendo tale icona tutti i campi di importi della riga relativa vengono azzerati (vuoti).

Immissione con scorporo Iva

Quando viene utilizzato un conto contabile soggetto ad Iva viene aperta automaticamente una mascherina il cui immettere l’importo comprensivo di Iva e l’aliquota di assoggettamento.

Dopa avere immesso importo e aliquota nell'apposita mascherina vengono calcolati automaticamente l’importi imponibile e l’importo d Iva.

Ulteriori spiegazioni relative all'immissione Iva sono riportate alla voce > Situazioni contabili > Rendiconto Iva.

Registrazione multipla

Le registrazioni contrassegnate da una medesima data e numero di protocollo se non quadrano singolarmente fanno parte di una registrazione multipla e sono visualizzate un una apposita griglia.

In tale griglia è possibile controllare che il saldo delle registrazioni della multipla vada a zero.

Dai programmi > Controllo Database e  Giornale > Controllo quadratura è possibile avere un controllo delle multiple o delle registrazioni che non quadrano per l'opportuna correzione o completamento.

Bottone aggiungi

Aggiunge una registrazione mantenendo il campo

• Data

La data della nuova registrazione può essere modificata.

Bottone aggiungi +

Aggiunge una registrazione mantenendo i campi

• Data

• Tipo protocollo

• Numero protocollo

Tali campi possono essere modificati.

Bottone duplica

È possibile duplicare l'ultima operazione fatta premendo il tasto duplica.

Correzione di una registrazione

La correzione di una registrazione deve essere effettuata nell'anno di competenza contabile e nel periodo di competenza consentito (Dati di base > Anno contabile).

Una registrazione pareggiata non può essere modificata o modificata, è necessario prima spareggiarle.

Di una registrazione modificabile in base a quanto sopra indicato, é possibile cambiare conti dare e avere con i relativi importi e la descrizione semplicemente correggendo i dati d confermando.

Non è possibile invece cambiare direttamente data, causale e ID debitore o creditore.

A tal proposito è necessario duplicare la registrazione con l'aiuto del bottone Duplica, modificare la Registrazione duplicata e eliminare la precedente.

In tale caso i passi sono i seguenti:

• portare a video la registrazione da modificare

• premere il bottone duplica

• modificare la registrazione duplicata

• premere il bottone conferma

• cercare la registrazione precedente

• eliminare la registrazione precedente

Doppio click sul campo Conto

Viene automaticamente attivata la visualizzazione dei movimenti del conto

Riattivazione fatture

La quadratura contabile viene effettuata alla riattivazione fatture per tutti gli utenti che hanno accesso alla immissione contabile (lq_DG_M03 = ''). 

Eccezione: utenti non abilitati.

USR_DG_F19=”1” ( 1= controllo quadratura contabile disabilitato  )

Fatturazione definitiva

Alla fatturazione definitiva viene effettuato il controllo quadratura relativo alle sole registrazioni contabili relative alla fattura emessa.

Il controllo viene sempre effettuato sempre per ogni profilo utente.

Controllo Database

La quadratura contabile e l'eventuale giro conto Iva non vengono effettuati per gli utenti non abilitati.

USR_DG_F19=”1” --> 1= controllo quadratura contabile disabilitato

Viene controllato che non vi siano più' di 2 esercizi aperti.

Cambio articolo contabile

Quando si entra nel campo articolo contabile di una registrazione già immessa da modificare il primo campo della descrizione (in basso a sinistra) viene pulito e viene completato con il testo associato al nuovo articolo immesso.

Cambio ID cliente o fornitore

Quando si entra nel campo ID di una registrazione già immessa da modificare il secondo campo della descrizione (in basso a destra) viene pulito e viene completato con il testo associato al nuovo ID immessa.

Bottone Aggiungi +

Con tale bottone viene aggiunta una nuova registrazione e viene riproposto i medesimo numero di protocollo.

In tale modo è possibile tenere unite e visualizzate più’ registrazioni, come ad esempio nella multipla.

Es. di utilizzo: giro conto a ricavi nel caso di contabilità sull’incassato.

Pannello Iva

Immissione nel pannello Iva: possibilità di usare la freccina per la scelta aliquota Iva senza uscire dal pannello Iva.

Bottone Saldaconto

Il bottone è l'equivalente del bottone OK + bottone Partite. La registrazione viene confermata  e viene automaticamente aperta la videata con le partite aperte da pareggiare.

Ricerca conto – menu a tendina

Vengono visualizzati solo i conti aperti nell’anno di gestione. Il programma in ogni caso acconsente anche l'immissione di un conto chiuso.

Conto saldo

In tale conto non si possono registrare movimenti di 

• conto debitori o creditori

• di un conto di contabilità generale in moneta estera

Questo bottone serve per annullare modifiche alla registrazione contabile non ancora confermate.

Vengono visualizzati i movimenti del conto contabile desiderato.

Con il doppio click su una riga della griglia viene aperta la registrazione contabile per eventuali controlli e modifiche.

Vedi documentazione al link: Schede conti 

Con il termine partite vengono definiti i movimenti relativi a un cliente (debitore) o a un fornitore (creditore)

La gestione partite aperte e chiuse è utile per tenere sotto controllo di tali movimenti quali siano aperti e quali siano chiusi.

Per movimento aperti vengono definiti i movimenti in attesa di essere saldati, ad esempio una fattura viene definita aperta quando non è ancora stata saldata, un anticipo viene definito aperto quando non è ancora abbinato ad una fattura e così via.

La gestione partite è pertanto necessaria per gestire lo stato dei singoli movimenti che possiamo definire pendenti, cioè in attesa di un completamento, di un saldo.

La gestione partite è di prerequisito a diversi programmi, quali ad esempio:

• estratto conto clienti e fornitori

• solleciti

• fatture emesse, scoperte saldate

La gestione partite non è obbligatoria ma nel caso in cui non venga utilizzata i clienti potranno essere gestiti esclusivamente dal programma sul loro saldo mentre l’utente dovrà manualmente controllare nella lista dei movimenti quali siano saldati e quali non lo siano.

La gestione partite, dopo l’immissione del movimento diretto in contabilità o dopo la generazione automatica del movimento da parte di un programma (quali ad esempio dal programma di fatturazione, di oscillazione cambio ed altri eventuali) , viene effettuata in contabilità immissione con il bottone Partite.

Nota

Quando si lavora in anni contabili precedenti all’anno solare corrente le partite chiuse di un cliente potrebbero dare un saldo diverso da zero, in quanto pareggiate in unno successivo. Si consiglia pertanto di gestire le partite nell’esercizio contabile corrispondente all’anno solare corrente.

Bottone Partite

Cliccando su tale bottone si apre una videata in cui vengono visualizzati e gestiti i movimenti di un debitore o di un creditore.

I movimenti sono ordinati per:

• Conto contabile

• Riferimento partita (data / tipo / numero partita) 

A differenza del bottone Estratto le partite possono essere modificate dei riferimenti; l’estratto è invece indicato per visualizzare i movimenti in ordine di data del movimento con visualizzazione del saldo progressivo.

Nel caso in cui in > Dati di base > Impostazione database vi siano più conti debitori e creditori, il campo conto viene lasciato vuoto.

Immettendo nel campo conto il conto desiderato il programma visualizza esclusivamente le partite di tale conto, con possibilità di

• Abbinamento partite

• Pareggio partite

• Modifica della causale della registrazione contabile

• Modifica del campo “F”  della registrazione contabile

Abbinamento partite

Le partite sono considerate abbinate tra loro quando i riferimenti partita data, tipo e numero) sono uguali fra di loro.

L’abbinamento partite può essere fatto manualmente o automaticamente

Abbinamento manuale

Cliccare su ogni singolo movimento da abbinate e immettere il riferimento partita desiderato (in alto a sinistra) e premere OK

Abbinamento automatico

Evidenziare le registrazioni da abbinare (tasti Ctrl+ click o maiuscola + frecce in su o in giù) selezionando per ultima la registrazione a cui le altre devono essere abbinate (il programma prende come data e nr. di riferimento partita la data e nr. di riferimento dell'ultimo movimento selezionato) e premere il bottone abbina.

Pareggio partite

Pareggiare le partite significa contrassegnare i movimenti abbinati il cui saldo è zero. Il programma immette in ogni movimento pareggiato il carattere “=” nel campo relativo.

Possono essere pareggiate solo le partite appartenenti al medesimo conto contabile.

In seguito alle funzione pareggia il programma riporta la differenza a saldo nel caso in cui le partite non pareggino, cioè nel caso in cui la somma degli importi dei movimenti abbinati non sia a zero.

Le partite aperte quando vengono pareggiate vengono spostate automaticamente nelle partite chiuse e pertanto non sono più visibile fra le partite aperte. 

Nel pareggio partite in moneta estera le partite pareggiano unicamente se vanno a zero sia il saldo della moneta base che il saldo della moneta estera.

Nel caso in cui vada a ero la moneta estera e non la moneta base il programma visualizza il saldo in moneta base. Premendo sul bottone OC viene generata automaticamente la registrazione di oscillazione cambio e la registrazione viene pareggiata.

Come data di oscillazione viene presa la più recente nell'ambito delle partite abbinate.

Prerequisiti alla oscillazione cambio in automatico

• in Dati di base > articoli contabili deve essere presente l’articolo contabile ##

• in Dati di base > Impostazione database > deve essere definito il conto contabile per oscillazione cambio

Osservazioni

Se più partite sono già abbinate per pareggiarle è sufficiente posizionarsi su una di esse, anche senza evidenziarla e quindi premere il tasto Abbina + Pareggia

Disabbinamento partite

Il bottone Disabbina serve per disabbinare le partite precedentemente, cliccando su tale bottone nei riferimenti partita vengono immessi i riferimenti della registrazione (data / tipo / numero di protocollo).

Evidenziare le righe da disabbinare e premere il tasto Disabbina.

Spareggio partite

Lo spareggio della partita è necessario qualora si desiderasse modificare la registrazione.

Cliccare su Partite Chiuse, posizionarsi sulla riga desiderata e premere il bottone Spareggia.

Articolo contabile e campo F

Nel Form gestione partite possono essere modificati l’articolo contabile ed il campo F della registrazione.

L’articolo contabile ed il campo F hanno determinano se la il movimento viene emesso nella fattura cliente.

Gli articoli che in > Dati di base > hanno un raggruppamento di fatturazione vengono emessi in fatturazione se il campo F è vuoto, esempi ANTI per anticipo, ESBO per esborso.

Nel campo F vi è una “F” nel caso in cui la registrazione sia stata visualizzata in fattura, es. anticipo o esborso. In caso contrario, quando questo campo è vuoto, la registrazione sarà presente nella fattura emessa successivamente.

Cliccando su tale bottone si apre una videata in cui vengono visualizzati e gestiti i movimenti di un debitore o di un creditore.

I movimenti, a differenza del bottone partite, sono ordinati per data, tipo, numero registrazione.

È possibile visualizzare i movimenti dalla data alla data richiesta, anche se appartenente ad anni precedenti.

A differenza della gestione partite non possono essere modificate i campi partita, articolo contabile, campo F.

Il saldo progressivo viene visualizzato anche al cambiare del conto contabile (esempio debitori, esborsi, acconti) purché la moneta dei conti rimanga la medesima.

Facendo doppio click sulla riga desiderata nella griglia, nel caso in cui l'utente sia abilitato all'uso della contabilità, il programma si posiziona sul relativo movimento contabile per la modifica.

Oscillazione cambio in automatico

Con il bottone OC vengono generati e contabilizzati i movimenti di oscillazione cambio sia di contabilità generale e sui conti sezionali debitori e creditori.

Nei Dati di base > Monete deve essere immesso il cambio di chiusura.

Nei Dati di base > Esercizio devono essere immessi i conti di oscillazione cambio di contabilità generale, debitori e creditori che devono naturalmente essere immessi precedentemente nel piano dei conti.

Nei Dati di base > Causali contabili deve essere presente la causale ## con tipo causale ## che viene utilizzata in automatico dal programma per la generazione dei movimenti.

La descrizione in ogni movimento generato viene prelevata dalla descrizione immessa in tale causale.

Nell'anagrafica clienti deve essere aperto un cliente di ID “##1” e un creditore con ID “##2” che vengono presi di riferimento come ID cliente e fornitore per il movimento di oscillazione cambio. 

Nota 

Per quanto riguarda clienti e fornitori (debitori e creditori) il movimento di oscillazione cambio generato è globale. Nell'ambito della gestione del pareggio partite di ogni debitore o creditore vi è la possibilità di generazione automatica dell'oscillazione cambio.

La data di oscillazione cambio, il tipo ed il numero di protocollo vengono presi dalla data dell'ultima operazione delle partite abbinate, viene proposta e può essere modificata. Viene immesso il controllo che la data appartenga all'anno dell'esercizio aperto.

Al momento della conferma di una registrazione modificata o immessa, il programma controlla le quadrature che seguono:

• controllo quadratura contabile (la somma degli importi in dare deve essere uguale alla somma degli importi in avere)

• controllo quadratura contabile / extra contabile (non devono esservi movimenti mix fra contabili ed extracontabili)

• controllo quadratura giro conto IVA / Ricavi (gestione sull'incassato: tutti gli incassi devono essere riportati a ricavi oppure devono essere suddivisi fra i vari conti Iva)

Osservazione

Se si registra nell'esercizio anno corrente, la quadratura viene calcolata. per velocità di calcolo, limitatamente ai movimenti dell'anno corrente; se invece si lavora in un esercizio precedente, la quadratura viene calcolata in base a tutti i movimenti contabili registrati.

Nel caso in cui non vi sia una delle quadrature sopra elencate, viene visualizzato un riquadro rosso di avvertimento.

Con i bottone Giornale è possibile avere una visualizzazione degli errori di quadratura. 

Nota: nel caso di immissione contemporanea di più utenti nella medesima contabilità e nel caso in cui vengano effettuate registrazioni multiple, nel corso delle medesime, vi può essere un sale quadratura diverso da zero.

Chiusura programma

La quadratura contabile viene effettuata alla chiusura del programma Paganini per gli utenti che hanno accesso alla immissione contabile (lq_DG_M03 = '').

Fanno eccezioni gli utenti in cui il controllo quadratura è disabilitato. 

USR_DG_F19=”1” ( 1= controllo quadratura contabile disabilitato  )